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PÓLITICA FLEXIBLE RESERVAS HOTELERAS


Alcance:

  • Aplica para reservaciones de grupo e individuales que se han visto afectadas por el cierre temporal de los hoteles a causa de la pandemia del COVID19, podrán reacomodar la reserva hasta el 30 de junio del 2021 sin penalidad ni diferencia de tarifa siempre y cuando conserve las condiciones de la reserva inicial.
  • Aplica para reservas grupales e individuales emitidas entre el 01 de abril 2020 y hasta el 31 de octubre de 2020, podrán reacomodar su reserva hasta el 30 de junio del 2021 siempre y cuando su viaje inicial sea hasta el 15 de diciembre de 2020 como última fecha de regreso. Se debe tener en cuenta que las reservas emitidas entre el 01 y el 31 de octubre de 2020 solo les aplica la política flexible si el motivo del cambio y/o cancelación es por fuerza mayor debidamente sustentado.

Condiciones de penalidades:

  • No aplica penalidad hotelera por cambios de fecha o cambio de nombre.
  • Se aplica una penalidad correspondiente a la primera noche de alojamiento por pasajero en tarifa publica si el cliente no realiza la cancelación entre 72 horas y el momento del check in.
  • Aplica no show correspondiente a la primera noche de alojamiento por pasajero en tarifa pública.

Condiciones de diferencia tarifaria:

  • No aplica diferencia de tarifa hotelera entre infantes cuando pase a niño o niño cuando pase adulto al momento del viaje.
  • No aplica diferencia de tarifa por suplemento anual.
  • No aplica diferencia de tarifa por cambio de nombre o cambio de fecha, siempre y cuando cumpla las siguientes condiciones:
    • Mismo hotel de la reserva inicial.
    • Misma temporada de la reserva inicial. (tener en cuenta temporadas de cada país).
    • Misma cantidad de huéspedes de la reserva inicial.
    • Mismo ciclo de días de la semana (tener en cuenta los días feriados de cada país).
    • Misma cantidad de noches de la reserva inicial.
  • Para reservas emitidas entre el 1 y 31 de octubre de 2020, no aplica diferencia de tarifaria, siempre y cuando el motivo del cambio y/o cancelación estén debidamente sustentados por los siguientes motivos:
    • Por muerte o enfermedad de uno de los pasajeros de la reserva hotelera, cónyuges, compañero o compañera permanente, familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil.
    • Adicionalmente aplica para reservas que se vean afectadas por cierre de fronteras, aeropuertos y cancelaciones de vuelo siempre y cuando la reprogramación del vuelo se realice dentro de los primeros treinta (30) días siguientes a la fecha inicial de viaje.
  • Para reservas fuera del alcance de esta política se deben cobrar las diferencias de tarifa que corresponda.
  • Para servicios adicionales en reservas grupales, se debe validar con el hotel las diferencias de tarifa de estos servicios.
  • En los siguientes casos se puede presentar una segunda o más reacomodaciones garantizando la tarifa inicial:
    • Cuando el hotel permanezca cerrado.
    • Para reservas de huéspedes provenientes del exterior o huéspedes que viajen a un destino internacional y por el cierre de fronteras y/o aeropuertos no les sea posible llegar al hotel.

Exoneración de penalidades hoteleras:

Por muerte o enfermedad de uno de los pasajeros de la reserva hotelera, cónyuges, compañero o compañera permanente, familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil.

Adicionalmente aplica para reservas que se vean afectadas por cierre de fronteras, aeropuertos, cancelaciones de vuelo y reservas que, en el momento de diligenciar el registro en línea, contesten afirmativamente una o varias preguntas del cuestionario de salud.

La solicitud de exoneración debe acompañarse de los correspondientes soportes y presentarse dentro de los 15 días siguientes calendario de la fecha inicial del viaje para su evaluación y aprobación con el proceso habitual.

Reembolsos:

No se efectuarán reintegros de dinero, en su lugar se otorgará la posibilidad de utilizar el saldo a favor en servicios.

Nota:
Esta política estará vigente hasta el 31 de octubre de 2020.

Nota exclusiva para el mercado de Colombia:

Teniendo en cuenta la exclusión transitoria del IVA en los servicios de hotelería y turismo establecida en el artículo 4 del decreto 789 del 2020, me permito recordar que esta excepción solo aplica para reservas adquiridas y utilizadas desde el 4 de junio hasta el 31 de diciembre de 2020. A partir del 01 de enero de 2021 toda reserva tiene incluido este impuesto.

Por lo anterior si una reserva exenta de IVA por el decreto enunciado anteriormente se reacomoda para el 2021, se debe generar el cobro correspondiente a este impuesto que será informado por el área de servicio al cliente.

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