PROCESO CENTRAL DE GRUPOS, EVENTOS Y CONVENCIONES

Procedimiento de cotización:

La agencia diligencia el formato de cotización con el requerimiento del cliente.
La agencia envía el formato diligenciado al correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. con copia al correo electrónico del ejecutivo comercial de Hoteles Decameron que hace acompañamiento a la cuenta.
Las solicitudes de cotización también podrán ser realizadas por la agencia a través de nuestra página web ingresando al portal agencia.decameron.com, eventos, solicita tu cotización.
Hoteles Decameron confirma recibido mediante correo electrónico y se le indica a la agencia el tiempo de respuesta de 48 a 72 horas.
Hoteles Decameron contactará a la agencia en caso de requerir información adicional.
Si se trata de cotizaciones con tiquetes aéreos hoteles Decameron entregará una tarifa intermedia de referencia y en el momento de confirmación se ajustará la tarifa más económica de acuerdo con la disponibilidad en las fechas y rutas requeridas.
La cotización se enviará por correo electrónico a la agencia y el ejecutivo comercial de Hoteles Decameron realizará seguimiento para aclarar posibles dudas e inquietudes.

Procedimiento de confirmación:

La agencia enviará un correo electrónico de confirmación aclarando las fechas y número de habitaciones a bloquear.
Hoteles Decameron procederá a solicitar el bloqueo de habitaciones a la Central de reservas y confirmará el bloqueo a la agencia vía correo electrónico en los dos días siguientes a la solicitud de acuerdo a disponibilidad.
El bloqueo de habitaciones se realizará por un plazo máximo de 10 días en sistema o según plazo otorgado por la Central de reservas. Durante este tiempo se tramitará Oferta Mercantil para ser firmada por la agencia en señal de aceptación de los servicios a contratar y el depósito correspondiente o pago total de acuerdo a fecha de viaje.
Una vez se reciba Oferta Mercantil firmada por el representante legal de la agencia, el bloqueo de habitaciones queda confirmado.
Para confirmación de grupos con reservas de tiquetes aéreos, la agencia enviará la solicitud formal a Hoteles Decameron incluidos los nombres completos de los participantes con su respectivo documento de identidad en caso de contar con los mismos, para proceder a incluir dentro de la Oferta Mercantil. El plazo de pagos de tiquetes aéreos es inmediato o según el plazo otorgado por la aerolínea.
Junto con el envío de la oferta Hoteles Decameron hará llegar listado de pasajeros con las reservas aéreas correspondientes para visto bueno y verificación de la agencia. Una vez la agencia haga envío de oferta firmada y depósito se emitirán los tiquetes.
En el caso de tener los cupos por contrato se solicitará a la agencia verificación de nombres en el tiempo que se establezca en el contrato con la aerolínea.

Procedimiento de pago y facturación:

El plan de pagos de grupos, eventos y convenciones se establecerá con base a un primer depósito que debe cubrir el valor de la primera noche de alojamiento del grupo más el costo total de los tiquetes aéreos en caso de que la negociación incluya este servicio.
La agencia podrá realizar el pago de los depósito correspondientes a través de las siguientes formas de pago:
- Consignación en efectivo
- Transferencia bancaria
- Pago en efectivo o tarjeta debito en una de nuestras oficinas de atención al público
- Cheque de gerencia mínimo 10 días antes del viaje
- Los pagos deberán ser realizados a la cuenta corriente No. 001071964335 del Banco DAVIVIENDA, a nombre de Servincluidos Ltda.
La agencia hará envío de la copia de la consignación o del pago realizado a Hoteles Decameron al correo del líder operativo que maneja el evento.
Servicios adicionales que no se encuentren en oferta inicial serán solicitados por la agencia a través de correo electrónico y Hoteles Decameron procederá a generar un anexo a la oferta para su confirmación con su respectivo plan de pagos.
Una vez la agencia realice el pago del saldo total del grupo, hoteles Decameron procederá a radicar factura del evento y a emitir voucher de viaje.
Para servicios adicionales imprevistos que resulten durante la operación del evento en el hotel, el pago se hará directamente en el hotel inmediatamente después de solicitado el mismo.

SOLICITUD COTIZACIÓN CORPORATIVOS

Para realizar tu reserva por favor diligencia completamente el siguiente formato en letra imprenta o legible y realiza el procedimiento paso a paso anteriormente descrito. Descargar Formato

SOLICITUD COTIZACIÓN VACACIONES

Para realizar tu reserva por favor diligencia completamente el siguiente formato en letra imprenta o legible y realiza el procedimiento paso a paso anteriormente descrito. Descargar Formato

SOLICITUD COTIZACIÓN BODAS

Para realizar tu reserva por favor diligencia completamente el siguiente formato en letra imprenta o legible y realiza el procedimiento paso a paso anteriormente descrito. Descargar Formato

SOLICITUD COTIZACIÓN PRELIQUIDACIÓN, ROOMING Y AGENDA

Para realizar tu reserva por favor diligencia completamente el siguiente formato en letra imprenta o legible y realiza el procedimiento paso a paso anteriormente descrito. Descargar Formato