LINEAMIENTO COMISIONES AGENCIAS DE VIAJES

Conoce las directrices establecidas para el manejo de comisiones de las agencias mayoristas y minoristas que se encuentran activas

Lineamiento para cambios en los porcentajes de comisión:

• En el caso de que se realice un cambio en los porcentajes de comisión definidos en los contratos y/o acuerdos comerciales, se le notificará y socializarán los parámetros para dicha transición.
• Se fijará una fecha de inicio del cambio realizado y se establecerá la vigencia de las reservas que se encuentren pendientes por facturar, y el proceso a seguir para los cambios y cancelaciones de reservas reconfirmadas con pago total y que puedan presentar afectación al momento de generar las modificaciones.

Lineamientos para Over commission:

• En el caso en el que se encuentre autorizada una over commission se establecerán las condiciones de la Over incluyendo: Meta de ventas, fechas y destinos aplicables, porcentaje (%) adicional de comisión.
• Se definirá la forma de pago de la over commission, vigencia y montos autorizados.
• La información se soportará en la carta de condiciones de las over commission según Anexo “Carta aclaratoria de términos y condiciones” la cual será remitida por el ejecutivo comercial asignado.
• Nuestro departamento Comercial suministrará la liquidación aprobada por Contraloría a como aval para el proceso de facturación de las over commission y revisión de la agencia.
• La agencia externa debe radicar la factura correspondiente y adjuntar el soporte con las firmas de aprobación enviado por el área Comercial, si no se recibe el documento como adjunto de la factura o no se encuentra con las firmas correspondientes el área contable estará en la facultad de rechazar la factura.

Lineamiento para disminución de la comisión por disminución en la venta:

En el caso en el que se realice cambios por disminución o aumento en los servicios solicitados en un reserva reconfirmada con pago total, los cuales se pueden presentar antes del uso del plan, se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• Cuando se presenten aumentos de servicios procede una segunda o tercera factura, en consecuencia, la agencia debe generar la factura de Comisión pactada al momento del respectivo cambio.
• En el caso de disminución de servicios, por afectación de impuestos se debe generar la factura por el valor realmente utilizado por el cliente (por parte de Servincluidos Ltda), lo que implica la anulación de la factura inicial y refacturación según corresponda.
• Las disminuciones en los servicios vendidos ocasionan reducción en la comisión generada a la agencia en la venta inicial (disminución de la base de Comisión), la cual debe ser ajustada por la agencia de viajes por medio de una nota crédito parcial aplicando los impuestos y retenciones según corresponda o la agencia podrá generar nota crédito total de la factura inicial y generar una nueva factura con los valores ajustados a la venta.
• Una vez la agencia de viajes envíe la nota crédito parcial emitida (correspondiente a la reducción del plan), Servincluidos Ltda., procede a generar la nueva factura y el voucher con los cambios solicitados, sin este documento no es posible emitir el nuevo voucher y la nueva factura, documentos indispensables con los que el cliente ingresa al hotel en los casos de reservas con viaje a futuro.
• En los casos en que la agencia de viajes solicite el cruce de cuentas o devolución y previamente haya generado una reducción en la venta inicial (planes con viaje meses anteriores), la agencia debe enviar la nota crédito para disminuir la comisión según corresponda, y así emitir la factura con base a los servicios realmente utilizados por el cliente y con el saldo a favor que se genera posterior al descuento de estos servicios o penalidades según aplique, para posteriormente generar proceso contable a lugar, es de mencionar que, no es posible entregar la carta contable para la consolidación del reembolso, cruce o reversión en los casos en los que no se cumpla con este proceso.
• En los casos en que la agencia externa haya generado factura de Comisión posterior a la venta (para pago por transferencia o cruce con decanato de cartera) la nota crédito parcial se debe aplicar a la siguiente factura de Comisión que se tenga pendiente por pagar o por compensar, en los casos de agencias externas con crédito.
• En todos los casos, el área de contabilidad restará el valor de la comisión de la nota crédito.

Agradecemos su apoyo para el cumplimiento a cabalidad de este proceso.

Solicitamos se haga extensivo este comunicado a sus equipos de trabajo y a todos los involucrados.